Nirgendwo sind Ordnung und Übersichtlichkeit so wichtig wie im externen Büro oder Home Office. Und doch passiert es bei der Fülle an Briefen und sonstigen Dokumenten oft schnell, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht sieht. Um stets den Überblick zu behalten, hat jeder die Möglichkeit, sich mit hilfreichen Utensilien auszurüsten. Dazu zählt beispielsweise eine praktische Briefablage.
In diesem Ratgeber erfahrt ihr alles Wissenswerte über die nützlichen Elemente und lernt darüber hinaus die sechs besten Modelle näher kennen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Briefablagen schaffen Ordnung und System und erleichtern dadurch den Arbeitsalltag um ein Vielfaches.
  • Es gibt verschiedene Ausführungen: einzelne Ablagenfächer oder auch ganze Systeme; aus pflegeleichtem Kunststoff oder auch aus speziellen Materialien wie Metall, Leder, Holz oder Bambus gefertigte Varianten.
  • Beim Kauf einer Briefablage gilt es insbesondere die Art, die Größe, das Material und das Design zu beachten.

Was ist eine Briefablage und wozu dient sie?

Eine Briefablage ist nichts anderes als ein Fach oder ein System aus mehreren Fächern. Sie dient dazu, Schriftstücke wie Briefe aufzubewahren und dabei logisch zu ordnen. Mit einer Briefablage spart ihr viel Zeit und eine Menge Nerven. Indem ihr eure Dokumente sinnvoll verstaut, müsst ihr nicht mehr gefühlte Ewigkeiten nach einem bestimmten Brief suchen – dies verhindert unnötigen Energieverlust und erleichtert den Alltag im Büro enorm.
Kurzum bildet eine gut strukturierte Briefablage die Voraussetzung für einen reibungslosen und vor allem sehr effizienten Arbeitsablauf.

Welche Arten von Briefablagen gibt es?

Briefablage ist nicht gleich Briefablage. Es gibt verschiedene Arten des Ordnungshelfers:
– einfaches Fach
– Briefablagensystem

a) Einfaches Fach

Die meisten Briefablagen kommen als einfaches einzelnes Fach mit drei „geschlossenen“ Seiten und einer „offenen“ Front daher. So ist sichergestellt, dass eure Dokumente nicht seitlich oder hinten hinausrutschen können – sofern ihr keinen zu hohen Stapel anlegt.
Tipp: Einzelne Briefablagen sind häufig sehr günstig. Einige Ausführungen kosten weniger als zwei Euro.
Mit einer einzigen solchen Briefablage ist aber natürlich noch nicht viel gewonnen. Ihr braucht mehrere Stück davon, um ein wirkliches Ordnungssystem schaffen zu können. Deshalb empfiehlt es sich, mindestens drei bis vier einzelne Briefablagen zu kaufen und diese dann übereinanderzustapeln. Um das zu gewährleisten, solltet ihr immer gleiche Ablagen bestellen – also nicht die Modelle unterschiedlicher Hersteller kombinieren.
Tipp: Alternativ habt ihr die Möglichkeit, direkt ein Briefablagensystem zu erwerben. Es geht mit einigen Vorteilen einher – vor allem, wenn ihr mehr als vier Fächer benötigt.

b) Briefablagensystem

DAS Briefablagensystem existiert nicht. Vielmehr finden sich diverse Ausprägungen auf dem Markt. Ein entscheidendes Merkmal verbindet allerdings sämtliche Systeme: die Kombination mehrerer Fächer, oftmals eingebettet in ein stabilisierendes Gestell.
Die Vorzüge von Briefablagensystemen in der Übersicht:
+ mehrere Ablagefächer in einem
+ häufig mit stabilisierendem Gestell
+ besonders einfaches Handling
Ein Wort zum besonders einfachen Handling: Wollt ihr eine Briefablage mit Gestell an einem anderen Ort platzieren, könnt ihr problemlos das ganze System hochheben und transportieren. Bei übereinandergestapelten Einzelfächern ereignen sich „Unfälle“ wie etwa das Wegrutschen des obersten Faches sehr viel schneller.
Noch ein Punkt, der sich auf das angenehme Handling bezieht: Bei Briefablagensystemen mit Gestell ist es oft möglich, die Fächer ähnlich wie Schubladen ein- und auszuziehen. So sind die Dokumente gut vor Staub und sonstigem Schmutz geschützt. Zudem gestaltet es sich wesentlich einfacher, Briefe aus den unteren Fächern zu entnehmen.
Zum Vergleich: Arbeitet ihr mit übereinandergestapelten Einzelfächern, müsst ihr immer die obersten „Etagen“ herunterholen, wenn ihr ein Dokument aus einem der unteren Fächer benötigt.
Einen Nachteil weisen Briefablagensysteme jedoch auf: Sie erfordern in der Regel einen etwas tieferen Griff ins Portemonnaie, als dies beim Kauf von Einzelfächern der Fall ist.

Aus welchen Materialien werden Briefablagen gefertigt?

Briefablagen werden aus unterschiedlichen Materialien hergestellt. Die meisten Modelle bestehen aus Kunststoff. Seid ihr auf der Suche nach sehr speziellen Ausführungen, lohnt sich ein Blick auf Briefablagen, die aus alternativen Werkstoffen wie Metall, Leder, Holz oder Bambus gefertigt sind.

Kunststoff als Klassiker

Briefablagen aus Kunststoff sind enorm pflegeleicht. Bei geringfügigen Ablagerungen von Staub und/oder Schmutz genügt es, zunächst kurz mit einem feuchten und daraufhin mit einem trockenen Tuch drüberzuwischen. Für eine umfangreichere Reinigung spült ihr die Briefablage aus Kunststoff intensiv mit warmem Wasser, Spülmittel und einem Schwamm aus.
Ein weiterer Pluspunkt von Kunststoffablagen ist die große Farbenvielfalt. Ihr genießt eine riesige Auswahl an Farbtönen. So könntet ihr euer individuelles Ordnungssystem etwa ganz einfach nach Farben gestalten. Beispiel:
– rote Briefablage für dringend zu bearbeitende Briefe
– gelbe Briefablage für weniger dringende Dokumente
– grüne Briefablage für bereits bearbeitete Schriftstücke
Mitunter erscheinen Briefablagen aus Kunststoff sehr funktional, trotz der bunten Designs. Dies ist der einzige „Nachteil“ der Utensilien – und dazu noch ein verschwindend geringer, wenn man bedenkt, dass Briefablagen nicht als Dekorationselement, sondern vornehmlich als Ordnungshüter dienen sollen.

Moderne Alternativen: Metall, Leder, Holz oder Bambus

In puncto Design liegen Briefablagen aus alternativen Materialien wie Metall, Leder, Holz oder Bambus klar vorne. Allerdings sind vor allem Leder und Holz nicht so pflegeleicht wie Kunststoff. Dessen solltet ihr euch beim Kauf eurer Briefablage bewusst sein.

a) Briefablagen aus Metall

Briefablagen aus Metall bringen eine kühle, oft extravagante Ausstrahlung ins Büro. Zudem sind sie sehr robust und dementsprechend stabil. Vorteilhaft ist weiterhin, dass sie fast gar keinen Staub und Schmutz anziehen, wordurch eine Reinigung nur selten nötig wird. Diese erfolgt dann genauso wie bei Briefablagen aus Kunststoff mit Tüchern beziehungsweise der Schwamm-Wasser-Spülmittel-Kombination.

b) Briefablagen aus Leder

Zu den außergewöhnlichsten Briefablagen gehören zweifelsohne Modelle aus Leder. Ihre elegante Optik macht sich in nahezu jedem Office ausgezeichnet. Eine lederne Briefablage harmoniert mit modernen wie mit klassischen Einrichtungsstilen. Nachteilig ist, dass man bei einer solchen Ablage sehr vorsichtig sein muss – Verschmutzungen und Makel lassen sich nämlich kaum ausbessern.

c) Briefablagen aus Holz

Seid ihr auf der Suche nach einem Ordnungshelfer, der besonders viel Wärme in den sonst eher kühl assoziierten Büroraum bringt, trefft ihr mit einer Briefablage aus Holz die richtige Wahl. Das natürliche Material hat generell die Eigenschaft, eine sehr wohlige Atmosphäre zu schaffen. Am besten kombiniert ihr eure Briefablage aus Holz mit Büromöbeln aus dem gleichen Werkstoff.

d) Briefablagen aus Bambus

Briefablagen aus Bambus erzielen eine ähnliche Wirkung wie Briefablagen aus Holz. Dies liegt in erster Linie an der fast identischen Optik der beiden Materialien. Darüber hinaus sind Ablagen aus Bambus ökologisch wertvoll und nicht zuletzt deshalb voll im Trend.

Worauf gilt es beim Kauf einer Briefablage zu achten?

Welche Briefablage die richtige für euch ist, hängt hauptsächlich von eurem individuellen Bedarf ab. Des Weiteren spielen auch eure Vorlieben in Sachen Design eine Rolle.
Hier die wichtigsten Kriterien im Überblick:
  • Art
  • Größe
  • Material
  • Design

Kriterium #1: Art

Zunächst solltet ihr euch Gedanken darüber machen, wie viele Fächer ihr braucht. Sind es lediglich zwei bis drei Stapel, die ihr anlegen wollt, könnt ihr gut und gerne auf die Anzahl Einzelfächer setzen. Dies bringt euch keinen wirklichen Nachteil, was das Handling angeht, und hat dabei deutliche Preisvorteile. Für zwei oder drei einzelne Briefablagen bezahlt ihr meist nur etwa fünf bis zehn Euro – je nach Größe, Material, Design und Hersteller.
Tipp: Erinnert euch an die Empfehlung zur farblichen Ordnung, wenn ihr euch für einzelne Briefablagen entscheidet.
Wer mehr als drei oder vier Fächer braucht und/oder die Ablage hin und wieder von A nach B transportieren will oder muss, wählt besser gleich ein Briefablagensystem. Dies ist in den meisten Fällen mit einem höheren Anschaffungspreis verbunden, erleichtert allerdings den täglichen Umgang mit der Briefablage.

Kriterium #2: Größe

Neben der Art gilt es selbstverständlich auch die Größe der Fächer zu beachten. Es macht schließlich einen enormen Unterschied, ob ihr lediglich kleinere Schriftstücke oder schon vornehmlich A4-Dokumente in die Briefablage einordnen wollt.
Hinweis: Der Großteil der erhältlichen Briefablagen eignet sich für A4-Dokumente.

Kriterium #3: Material

Hinsichtlich Material lasst ihr am besten zwei Gedanken in eure Entscheidung einfließen:
1. Ist euer Büro sehr staub- und schmutzanfällig?
-> Wählt eine Ablage aus Kunststoff oder Metall.
2. Welcher Stil gefällt euch besonders gut?
-> Kühl, funktional? Wählt eine Ablage aus Kunststoff oder Metall.
-> Warm, elegant? Wählt eine Ablage aus Holz, Bambus oder Leder.

Kriterium #4: Design

In Bezug auf das konkrete Design der Briefablage könnt ihr – nach Berücksichtigung der drei anderen, oben genannten Kriterien – voll und ganz eurem Geschmack folgen. Es gibt relativ schlicht designte Ausführungen wie auch extravagant gestaltete Modelle, klassisch schwarz oder weiß gefärbte Versionen oder auffällig bunte Varianten.
Lasst euch von unseren sechs Favoriten inspirieren.

Die 6 besten Briefablagen im Porträt

Anhand der obigen Kriterien und der Kundenbewertungen haben wir sechs verschiedene Briefablagen für euch ausgewählt, die wir im Folgenden näher vorstellen möchten.

1.) Esselte Leitz 5227-85 Briefkorb A4

Die Briefablage aus dem Hause Leitz ist in jeder Hinsicht ein Klassiker im Bereich einfacher Ordnungshelfer. Sie kommt in schlicht-elegantem Grau daher und besteht zu 100 Prozent aus pflegeleichtem, robustem und langlebigem Kunststoff. Die Maße der Briefablage sind 35,7 x 25,5 x 7 cm. Dank der vergleichsweise hohen Seitenwände bietet euch die Ablage mehr Stauraum als die meisten sonstigen Briefablagenfächer, die der Markt bereithält.

Vorteile:

+ pflegeleicht, robust und langlebig
+ hohe Seitenwände für mehr Platz
+ besonders preisgünstig

Nachteile:

– funktionales Design
– Handling bei gestapelten Ablagen erschwert

2.) Han 1450-13 Schubladenbox

Wie die Briefablage von Leitz ist auch die Schubladenbox von Han komplett aus Kunststoff gefertigt. Dies gewährleistet wiederum effiziente Reinigungsmöglichkeiten. Hervorzuheben ist der Fakt, dass es sich bei der Box um ein ausgeklügeltes Briefablagensystem handelt. Es stehen euch insgesamt fünf einzelne Briefablagen zur Verfügung, die in ein extra robustes Gestell eingearbeitet sind. Um an das jeweilige Fach zu gelangen, braucht ihr es lediglich herauszuziehen. Spezielle Features bilden die Auszugssperre und die Beschriftungsclips, die bereits im Lieferumgang enthalten sind. Zu den Vorzügen zählen zudem die rutschfesten Gummifüße für einen stabilen Stand. Im Grunde fungiert die schwarze Schubladenbox Made in Germany als eine Art Minischrank für eure Dokumente im A4- oder einem noch kleineren Format. Die Maße des Briefablagensystems betragen 33 x 27,5 x 32 cm.

Vorteile:

+ pflegeleicht, robust und langlebig
+ System mit fünf ausziehbaren Fächern
+ Beschriftungsclips schaffen Übersichtlichkeit
+ Auszugssperre unterstützt Ordnung
+ rutschfeste Gummifüße für stabilen Stand
+ Qualität Made in Germany

Nachteil:

– funktionales Design

3.) Ikea Dokument Briefablage

Die Briefablage von Ikea ist aus widerstandsfähigem Stahl gefertigt und kommt in der Farbe Silber daher. Sie setzt sich aus einem Gestell und drei Ablagefächern zusammen. Diese sind für A4-Dokumente und kleinere Schriftstücke geeignet und lassen sich auch herausziehen. Mit Maßen von 29 x 35 x 25 cm fällt das System weder besonders groß noch klein aus.

Vorteile:

+ Edelstahl sorgt für stilvolle Optik
+ robustes und langlebiges Material
+ Fächer sind bequem ausziehbar
+ gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Nachteil:

– nur für moderne Einrichtungen empfehlenswert

4.) KINGFOM(TM) A4 Leder Briefablage

Mit der ledernen Briefablage von KINGFOM(TM) sichert ihr euch eine außerordentlich elegant designte Ausführung. Sie ist sowohl in Braun als auch in Schwarz erhältlich. Zudem habt ihr die Möglichkeit, ein 2er- oder 3er-Set der Ausführung zu kaufen. Die Maße einer einzelnen Briefablage belaufen sich auf 37 x 27,5 x 7 cm.

Vorteile:

+ äußerst elegantes Design dank Leder
+ ansprechender Blickfang im Büro
+ in verschiedenen Versionen erhältlich

Nachteile:

– Reinigung ist eher schwierig
– Kosten sind relativ hoch

5.) khevga Briefablage aus Holz im Landhausstil

Die Briefablage der Marke khvega ist aus grau gekalktem Holz gefertigt und bringt damit ein wunderbar natürliches Flair ins externe oder heimische Büro. Sie setzt sich aus insgesamt vier hintereinander angeordneten, offenen Fächern zusammen. Die Front der Ablage ist mit dem Wort „LETTERS“ in schwarzer Farbgebung beschriftet. Mit Abmessungen von 24,8 x 19,6 x 15,2 cm liegt die Briefablage von khvega im durchschnittlichen Bereich.

Vorteile:

+ schönes, natürliches Design aus Holz
+ bringt eine warme Ausstrahlung mit
+ bietet vier praktische Fächer

Nachteile:

– Fächer sind offen (wenig Schutz)
– Makel lassen sich kaum korrigieren

5.) Relaxdays Briefablage aus Bambus

Wer eine trendige Briefablage wünscht, trifft mit der Version von Relaxdays eine gute Wahl. Die Ausführung ist aus Bambus gefertigt – einem Material, das sich heute immer größeren Zuspruchs erfreut. Was die Maße betrifft, ähnelt das Modell der Briefablage von Leitz. Sie betragen 33 x 25 x 6 cm. Damit eignet sich die Ablage aus Bambus für A4-Dokumente und auch für kleinere Schriftstücke.

Vorteile:

+ attraktives Design aus Bambus
+ ökologisch wertvolles Material

Nachteile:

– vergleichsweise teuer
– Handling bei gestapelten Ablagen erschwert

Fazit

Mit einer Briefablage bringt ihr endlich Ordnung in euer Büro. Das praktische Helferlein unterstützt euch dabei, eure Dokumente sicher und übersichtlich aufzubewahren. Beim Kauf eurer neuen Briefablage solltet ihr vor allem die Art, die Größe, das Material sowie das Design genauer unter die Lupe nehmen.

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