Das Wichtigste in Kürze
- Die Sicherheitsstufe nach DIN 66399 gibt an, wie fein das Schriftgut durch den Aktenvernichter zerkleinert wird. Die Sicherheitsstufen 1 und 2 genüge einfachen Ansprüchen, etwa für die Vernichtung von Projektdokumentationen. Sicherheitsstufe 3 oder 4 ist dann empfehlenswert, wenn vertrauliche Papiere wie Personalakten oder Bankpost geschreddert werden sollen.
- Die Betriebsgeschwindigkeit, gemessen in Blätter pro Minute, ist vor allem für Vielnutzer wichtig, die täglich größere Mengen an Akten vernichten müssen. 75 Blätter/Minute sind dann ein guter Wert. Gelegenheitsnutzer kommen auch gut mit einem Aktenvernichter aus, der um die 50 Blätter/Minute schafft.
- Denkt daran: Aktenvernichter machen Lärm. Steht das Gerät im Büro und nicht in einem separaten Raum, sollte ein geräuscharmer Aktenvernichter gewählt werden, der im Betrieb höchstens 65 Dezibel laut wird. Zudem auf die Lautstärke im Leerbetrieb achten.
Allgemeines zu Aktenvernichtern
Aktenvernichter, auch als Reißwolf oder Büro-Schredder bekannt, wurden Anfang des 20. Jahrhundert erfunden. Ihre Aufgabe besteht darin, interne und vertrauliche Dokumente so in Schnipsel zu zerkleinern, dass deren Rekonstruktion nur mit großem Aufwand möglich wäre. Wir haben hier für Euch hier wichtige Informationen zum Thema Datenschutz zusammengefasst, da selbst kleine Unternehmen oder Freiberufler schnell in die Situation kommen, einen Aktenvernichter zu benötigen, um gesetzliche Regelungen zu erfüllen. Weiter erklären wir Euch die Funktionsweisen von Aktenvernichtern mit ihren Vor- und Nachteilen, liefern Tipps zur Handhabung und geben Empfehlungen dazu, für wen welcher Aktenvernichter eine Kaufempfehlung ist.
Rechtliche Informationen zum Thema Aktenvernichtung
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) definiert seit Oktober 2012 durch die DIN 66399, welche Standards bei der Vernichtung von Akten einzuhalten sind. Zudem wichtig sind Steuer- und Handelsgesetze, in denen Aufbewahrungsfristen für Akten festgelegt sind. Zumesst betragen sie zehn Jahre etwa für Steuerunterlagen. Anschließend dürfen solche Akten fachgerecht vernichtet werden. Grundsätzlich gilt:
– Schutzklasse 1 ist für solche Dokumente gedacht, bei denen der Schutzbedarf der Daten als normal eingestuft wird. Hier wird davon ausgegangen, dass eine unzulässige Veröffentlichung keine schwerwiegenden Folgen hätte. Unter Schutzklasse 1 fallen also beispielsweise Notizen, allgemeine Korrespondenz oder personalisierte Werbung.
– Schutzklasse 2 greift für vertrauliche Papiere, deren Veröffentlichung gegen vertragliche Verpflichtungen verstoßen oder den Schutz von persönlichen Daten verletzten könnte. Darunter fallen beispielsweise Personal- und Bewerberdaten und Korrespondenz, die Know-how relevant ist, also konkrete Angebote und ähnliches.
– Schutzklasse 3 ist für alle Dokumente relevant, bei denen eine unbefugte Veröffentlichung geschäftsschädigend sein könnte oder Gesetze verletzt würden. So gilt beispielsweise bei Dokumenten von Ärzten und Rechtsanwälten durchweg Schutzklasse 3, aber auch bei Steuerunterlagen, Betriebsgeheimnissen oder der Korrespondenz der Geschäftsleitung.
Die Schutzklassen definieren, welchen Schutz die Akten während der Aufbewahrung haben müssen. Kommen nun Aktenvernichter ins Spiel, müsst Ihr auf die Sicherheitsklasse des jeweiligen Geräts achten. Sobald Ihr es mit Akten der Schutzklasse 3 zu tun habt, ist für den Aktenvernichter mindestens Sicherheitsklasse 4 nötig. Bei Schutzklasse 2 reicht zumeist Sicherheitsklasse 3 und dementsprechend bei Schutzklasse 1 die Sicherheitsklasse 2 beim Aktenvernichter.
Technische Funktionsweise von Aktenvernichtern
Bei handelsüblichen Aktenvernichtern werden zwei Konstruktionsweisen unterschieden. Streifenschnitt-Schredder schneiden Dokumente in Streifen, Partikelschnitt-Aktenvernichter produzieren Papierpartikel in der Art von Mini-Konfetti. Aktenvernichter mit Streifenschnitt schaffen oft nur Sicherheitsstufe 3, was einer maximalen Streifenbreite von 2 Millimetern entspricht und Partikeln von bis zu 240 Quadratmillimeter Größe. Deutlich gründlicher vernichten die meisten Partikelschnitt-Geräte Akten, hier wird häufig Sicherheitsstufe 4 erreicht. Dahinter sind Partikel zu verstehen, die höchsten 40 Quadratmillimeter groß sind und bei denen keine Streifen mehr zu erkennen sind.
Wichtig für Euch dürfte auch sein, bis zu welcher Papierstärke der Aktenvernichter zuverlässig arbeitet und ob er in der Lage ist, auch andere Datenträger wie CDs zu schreddern. Weitere wichtige technische Ausstattungsmerkmale von Aktenvernichtern sind Details wie automatischer Papiereinzug, die Papierstau-Resistenz, das Volumen des Papierbehälters und ob das Gerät durch Fußrollen bequem an den gewünschten Einsatzort bewegt werden kann.
Empfehlenswerte Aktenvernichter für unterschiedliche Anwendungsszenarien
Wir haben für Euch eine Reihe von Aktenvernichter-Tests genau studiert und miteinander verglichen. Auf dieser Grundlage können wir fundierte Empfehlungen dazu geben, welche Aktenvernichter für welches Anwendungsbeispiel passend ist.
1.) AmazonBasic Aktenvernichter
Der Internethändler Amazon verkauft längst nicht mehr nur Fremdprodukte, sondern produziert unter dem Markennamen AmazonBasics auch Produkte selbst. Im Fall von Aktenvernichtern werden gut ein halbes Dutzend unterschiedlicher Geräte unter der Marke AmazonBasics angeboten, die internationale Tester durchaus überzeugen konnten. Die Preisspanne beginnt bei gut 30 Euro für einfache Aktenvernichter, die den Streifenschnitt mit einem Kreuzschnitt kombinieren. Falls Ihr mit Sicherheitsklasse 3 bei der Aktenvernichtung auskommt und nur gelegentlich Akten zu Schreddern habt, sind diese Geräte eine gute Wahl.
Die Vorteile des AmazonBasic Aktenvernichter
- günstiger Preis
- überwiegend mit separatem Einzug für CDs, Kreditkarten u. Ä. ausgestattet
- kommt mit Büroklammern zurecht
Die Nachteile des AmazonBasic Aktenvernichter
- laut Datenblatt mit über 70 Dezibel Geräuschentwicklung ziemlich laut
- kein automatischer Papiereinzug
- nicht für den Dauerbetrieb geeignet
Die leistungsstärkeren Aktenvernichter unter dem Markennamen AmazonBasics kosten rund 70 Euro und arbeiten bereits mit der Partikelschnitt-Technik, um Sicherheitsstufe 4 zu erreichen. Diese Aktenvernichter sind wiederum nicht für den Dauerbetrieb gedacht, überzeugen aber durch einfache Bedienbarkeit und Details wie der Möglichkeit, nicht nur Papier zu zerkleinern.
Die Spitzenmodelle von AmazonBascis bezüglich Aktenvernichter kosten ab etwa 130 Euro aufwärts. Sie erreichen in ihrer Zerkleinerungsleistung Sicherheitsstufe 4 und erfüllen damit die gesetzlichen Reglungen, die für Euch relevant sind. Diese höherpreisigen Aktenvernichter von AmazonBasics sind bereits für bis zu 8 beziehungsweise 20 Minuten Dauerbetrieb geeignet und damit in der Lage, schnell und effizient mittelgroße Aktenbestände zu vernichten.
Kurz zusammengefasst: Wenn Ihr nach einfachen Aktenvernichtern sucht, seid Ihr mit Geräten von AmazonBasics gut beraten. Ihr profitiert von einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis, sicherer Garantie und Rückgabe und nicht zuletzt Nachkaufsicherheit bei Zubehör und Ersatzteilen.
Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 4 für gelegentliche Nutzer
Es ist nicht einfach, unter den Hunderten von angebotenen Aktenvernichtern den Überblick zu behalten. Wir haben uns bei unseren Empfehlungen für Euch in dieser Kategorie an der wohl häufigsten Art der Nutzung orientiert: Ihr habt mit vertraulichen Dokumenten zu tun, müsst aber nur an und ab Akten schreddern. Neben den bereits erwähnten Geräten von AmazonBasics ist dann mit Preisen um 50 Euro ein Gerät besonders interessant:
2.) Fellowes Powershred H-6C
Tester und Nutzer empfehlen immer wieder den Aktenvernichter Fellowes Powershred H-6C für Gelegenheitsnutzer. Dabei erwähnen sie als
Die Vorteile des Fellowes Powershred H-6C
- Partikelschnitt-Technik garantiert effiziente Zerkleinerungsleistung der Sicherheitsstufe 4 entsprechend
- kann auch Büroklammern, Heftklammern und Kreditkarten vernichten
- Überhitzungsschutz und automatische Abschaltung
- Kindersicherung
- Papierauffang bietet für etwa geschredderte 60 DIN A 4 Blätter Platz
Die Nachteile des Fellowes Powershred H-6C
- im Betrieb mit über 70 Dezibel ziemlich laut
- nur 3 Minuten Laufleistung vorgesehen, dann 30 Minuten Pause nötig
Aktenvernichter: Profigeräte der Preisklasse 100 Euro aufwärts
Wenn bei Euch der Aktenvernichter täglich zum Einsatz kommt, empfehlen wir, zwischen 100 und 200 Euro für die Anschaffung einzuplanen. Häufiger Testsieger in dieser Preisklasse ist der Aktenvernichter
3.) Rexel Auto+ 60X
Der französische Hersteller Rexel produziert seit gut 50 Jahren Bürogeräte für den professionellen Einsatz. Der Aktenvernichter Rexel Auto+ 60X mit einem Preis von etwa 130 Euro markiert das Einsteigermodell in der Reihe von Aktenvernichtern, die durch automatischen Papiereinzug viel Zeit einsparen. Zwar kommt das Gerät in diesem Modus nur auf 11 Blätter/Minute, aber es kann eben ein Stapel von bis zu 60 Blättern auf einmal eingefüllt werden und der Aktenvernichter zieht diese dann selbstständig ein. Die Modellreihe Rexel Auto bietet auch leistungsstärkere Geräte wie etwa den Rexel Auto+ 100X an, wobei die Zahl stets für das Fassungsvermögen des Papiereinzugs steht, hier also 100 Normblätter.
Die Vorteile des Rexel Auto+ 60X
- Partikelschnitt für gründliche Schredderung der Sicherheitsstufe 3
- mit etwa 60 Dezibel Geräuschentwicklung für die Platzierung im Büro geeignet
- renommierter Markenhersteller: hohe Nachkaufsicherheit für Zubehör und Verschleißmaterialien
Die Nachteile des Rexel Auto+ 60X
- gelegentlich funktioniert die automatische Abschaltung des Motors nach dem Schreddervorgang nicht
- kein Energiesparmodus im Stand-by-Betrieb
Eine Alternative zu den Geräten von Rexel bietet die Modellreihe HSM shredstar. Der deutsche Hersteller HSM (Hermann Schwelling Maschinenbau) produziert seit vielen Jahrzehnten Aktenvernichter, die professionellen Ansprüchen entsprechen. Ein Beispiel ist der
4.) HSM shredstar X13
Die Vorteile des HSM shredstar X13
- Partikelschnitt-Aktenvernichter, erfüllt die Sicherheitsstufe 4
- steht auf Rollen, ist also einfach an den jeweiligen Einsatzort zu bewegen
- separate Auffangbehälter für Papier und andere Materialien
- gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Die Nachteile des HSM shredstar X13
- kein automatischer Papiereinzug
Wartung von Aktenvernichtern
Gerade wenn Aktenvernichter regelmäßig im Gebrauch sind, benötigen sie einfache Wartungsschritte, um leistungsstark zu bleiben und die allgemeine Lebensdauer des Geräts zu erhöhen. Detaillierte Hinweise zur Wartung findet Ihr in der Gebrauchsanweisung des jeweiligen Geräts. Betroffen ist üblicherweise das Schneidwerk, bei der Partikelschnitt-Technik tendenziell häufiger als bei der Streifenschnitt-Technik. Geölt werden kann mit speziellem Aktenvernichteröl oder Schmiermittelpapier. Um Öl auf das Schneidwerk träufeln zu können, müsst Ihr dieses zuerst freilegen, was meist dadurch geschieht, den entsprechenden Aufsatz abzunehmen. Vergesst nicht, das Gerät vorher vom Stromnetz zu trennen. Nun wird wenig Öl auf das Schneidwerk aufgetragen, das Gerät wieder zusammengesetzt und eingeschaltet. Bevor Ihr Papier einlegt, lasst Ihr das erst für etwa 20 Sekunden im Leerlauf arbeiten, damit sich das Öl gut verteilt. Komfortabler in der Handhabung ist Schmiermittelpapier, das eben Öl enthält und wie zu vernichtende Dokumente in den Aktenvernichter eingeführt wird. Schreddert der Aktenvernichter jetzt dieses spezielle Schmiermittelpapier, wird das Schneidwerk dabei automatisch geölt. Von Markenherstellern gibt es üblicherweise perfekt auf die Geräte abgestimmtes Aktenvernichteröl oder Schmiermittelpapier.
Vor größeren Reparaturen, die Motor und Schneidwerk betreffen, werden die meisten Aktenvernichter durch eine Abschaltautomatik geschützt, die bei Überhitzung anspringt. Dann müsst Ihr abwarten, bis die Warnleuchte wieder erlischt, der Motorblock also ausreichend abgekühlt ist, bevor Ihr mit dem Schreddern fortfahren könnt. Stumpfen die Schneidmesser selbst ab, kommt Ihr nicht darum umher, einen Fachbetrieb mit dem Auswechseln oder Nachschärfen zu beauftragen.
Was tun beim Papierstau im Aktenvernichter?
Das häufigste Problem bei der Benutzung von Aktenvernichtern ist ein Papierstau. Meist hilft es dann, das Schneidwerk kurz abwechselnd vorwärts und rückwärts laufen zu lassen, damit der Papierstau sich auflöst. Unterstützend könnt Ihr auch versuchen, mit einem Stück Pappe das feststeckende Papier tiefer in das Schneidwerk zu schieben. Denkt daran: Der Papierstau beim Aktenvernichter unterscheidet sich zu dem im Kopiergerät oder Drucker dadurch, dass sich das Papier fest in den Schneidklingen verhakt hat. Müsst Ihr das Gerät aufmachen, unbedingt vorher den Netzstecker ziehen. Die Klingen sind scharf, also vorsichtig vorgehen, wenn der Papierstau von Hand beseitigt werden muss. Ein Tipp noch: Die von den Herstellern angebenden Werte dafür, wie viele Blätter der Aktenvernichter in einem Arbeitsschritt schreddern kann, beziehen sich oft auf besonders leichtes Papier. Damit Ihr den Papierstau nicht regelmäßig erlebt, empfiehlt es sich deshalb, durch Ausprobieren eine realistische Höchstanzahl von Blättern zu ermitteln, die der Aktenvernichter tatsächlich problemlos verarbeitet.
Aktenvernichter und Anwendersicherheit
Aktenvernichter sind kein Spielzeug, ihr starkes und scharfes Schneidwerk ist bei unsachgemäßer Bedienung ein Sicherheitsrisiko. Also lest die Gebrauchsanweisung sorgfältig, bevor Ihr Euren Aktenvernichter zum ersten Mal in Betrieb nehmt und weist gegebenenfalls auch Kollegen in die Handhabung ein. Das Fach oder der Schlitz am Aktenvernichter für die Papiereinlage ist immer so konstruiert, dass eigentlich kein Risiko besteht, mit der Hand in das Schneidwerk zu geraten. Gefahr droht aber, wenn sich jemand mit langen Haaren, einer Krawatte oder Halstuch über das Gerät beugt. Feine Accessoires oder eben langes Haar können durchaus mit Papier zusammen in den Reißwolf eingezogen werden. Besonders vorsichtig solltet Ihr auch sein, wenn Euer Aktenvernichter über einen separaten Schlitz für den Einzug von CDs, Kreditkarten und ähnlichen Gegenständen verfügt. Dieser ist üblicherweise breiter als der Schlitz für Papier und birgt daher ein höheres Risiko, versehentlich fehlbedient zu werden. Übrigens bedeutet der Hinweis auf Kindersicherung bei Aktenvernichtern keinen speziellen Schutz auf den Kontakt mit dem Schneidwerk, sondern steht dafür, dass der Schreddervorgang speziell bestätigt werden muss. Dadurch soll verhindert werden, dass Kinder wichtige Dokumente vernichten. Ein letzter Hinweis: Wenn das Papierfach geleert wird, sollte der Aktenvernichter ausgeschaltet sein. Viele Geräte bewerkstelligen dies automatisch, bei einigen muss der Ausschaltknopf manuell betätigt werden.
Fazit: Datenschutz mit dem passenden Aktenvernichter effizient organisieren
Im Grunde benötigt Ihr dann einen Aktenvernichter, wenn Ihr regelmäßig mit vertraulichen personenbezogenen Dokumenten arbeitet, um die gesetzlichen Regeln zum Datenschutz einzuhalten. Für Gelegenheitsnutzer empfehlen sich Geräte der Preisklasse von 50 Euro aufwärts wie der Fellowes Powershred H-6C oder die Mittelklasse-Geräte von AmazonBasics. Habt Ihr regelmäßig mit größeren Mengen an Dokumenten zu tun, die geschreddert werden müssen, sind Aktenvernichter in der Preisklasse von etwa 120 Euro anzuraten. Dafür dürft Ihr dann auch erwarten, dass der Aktenvernichter Hunderte von Blättern und Papier innerhalb kurzer Zeit schreddert. In Tests gut abgeschnitten haben für diese Klasse die Spitzengeräte von AmazonBasics sowie die Modellreihen Rexel Auto und HSM shredstar. Vom Kauf von Billiggeräten solltet Ihr lieber absehen, denn hier werden Eure Erwartungen in Bezug auf Leistungsfähigkeit und Datenschutz voraussichtlich nicht erfüllt. Unser Tipp: Falls Ihr wirklich nur ganz selten einen Aktenvernichter braucht, könnt Ihr beispielsweise im Kopierladen nachfragen und wahrscheinlich deren Gerät benutzen.
